L'Oraganisation internationale de normalisation (ISO), publie des normes dont les exigences font consnesus auprès de la communauté internationale. Ceraines sont spécifiques, d'autres générales.
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Les normes internationales les plus utilisées sont celles du management de la qualité, de l’environnement et de la santé et sécurité au travail que sont respectivement les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001. Plusieurs autres existent.
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L’objectif premier des normes est de faciliter le commerce entre les organismes en favorisant la protection des travailleurs, en protégeant l’environnement, en prévenant la pollution et en visant la satisfaction des clients.
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Les bases du management est la mise en place d’un système préventif et l’amélioration continue, supporté par la méthode PDCA (planifier, déployer, contrôler, améliorer) aussi appelée roue de Deming.
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Les normes s’adressent à tous (société, coopérative, syndicat, organisme à but non lucratif, gouvernement, municipalité, travailleur autonome, etc.) quel que soit leurs activités (produits, services), leur taille, le lieu d’intervention, l’étendue géographique de leurs activés, leur nombre d’employées, etc.
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Le manager est un gestionnaire aguerri qui maîtrise et applique les règles du management international. Ainsi, il protège son personnel, protège l’environnement, prévient la pollution et satisfait ses clients tout en faisant preuve de diligence raisonnable.
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Un système tient compte de l’interrelation entre les processus. Tout en gérant les risques, il permet de se conformer aux exigences légales, règlementaires et autres exigences auxquelles l’organisme doit se conformer.
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On ne met pas en place un système ISO mais bien un système conforme aux exigences d’une ou de plusieurs normes. Ces dernières n’indiquent pas comment faire mais ce que doit contenir le système. Le manager peut donc mettre en place un système simple, efficace et rentable.
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Le système intégré se conforme à plus d’une norme. Généralement celles du management de la santé et de sécurité, de l’environnement et de la qualité afin de favoriser la rentabilité.
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Bien que les exigences internationales soient les mêmes pour tous les organismes, il appartient aux manager de déterminer comment s’y conformer. Une approche simple et rigoureuse est généralement plus rentable.
Le risque est l’effet d’incertitude. Une même situation a généralement des effets négatifs et positifs. Parce qu’aucune ressource ne doit être gaspillée, la gestion des risques permet de prendre les décisions éclairées face aux enjeux.
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Les objectifs mesurables d’amélioration permettent de faire face aux enjeux. En plus de mettre en œuvre les plans d’action associés, les managers suivent la progression vers leur atteinte et ajustent leur stratégie au besoin.
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Avoir le moins de document possible afin de n’utiliser que les documents essentiels à l’organisme. Cette maîtrise inclut les documents internes et externes, exige qu’ils soient à jour, lisibles, disponibles aux bonnes personnes au bons moment, conservés le temps requis, protégés contre la détérioration et détruits de manière adéquate le moment venu.
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Processus méthodique et documenté, l’audit vérifie, par des preuves objectives, dans quelle mesure les exigences sont satisfaites. Si lors de l’audit des non-conformités sont détectées elles doivent être démontrées et documentées.
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L’audit de première partie est une vérification interne qui peut être confié à une ressource externe. L’audit de seconde partie est celui qu’effectue un client chez son fournisseur. L’audit de tierce partie est fait par organisme certificateur, accrédité ou non et a pour objectif l’émission d’un certificat de conformité.
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La certification d’un système se fait en deux étapes concomitantes ou non. La phase 1, revue de documentation et de préparation, s’assure que toutes les exigences sont satisfaites. La phase 2 s’assure de la mise en œuvre du système.
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Un audit périodique est fait au minimum une fois par année par l’organisme certificateur. L’audit de suivi est requis si, lors d’un audit périodique, une non-conformité majeure avait été documentée.
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Un organisme peut autoproclamer son système conforme à une ou plus d’une norme. Il peut également demander à un organisme certificateur de le faire par un audit externe. Si conformité est démontrée un certificat, valable pour 3 ans est émis. Un audit périodique devra avoir lieu au moins une fois par année.
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Seule la politique doit être disponible sur demande. Lors de l’audit externe, il est donc avisé de permettre l’accès aux informations stratégiques de votre entreprise mais de ne rien remettre avant, pendant ni après l’audit. Retenir ses informations est en soi une excellente pratique managériale.
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Il est faux de croire que seul un organisme accrédité (registraire) puisse émettre un certificat de conformité. Comme l’indique l’ISO « L'accréditation n'est pas obligatoire, un organisme qui n'est pas accrédité peut être parfaitement fiable. »
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